Privacyverklaring - Rouwcoaching Ellen Ruys

Jouw privacy en vertrouwen zijn belangrijk. In deze verklaring leg ik uit welke persoonsgegevens ik verwerk, waarom ik dat doe, hoelang ik ze bewaar, met wie ze eventueel worden gedeeld en welke rechten je hebt. Omdat tijdens rouwcoaching informatie over de psychologische of emotionele toestand kan worden besproken, wordt aan die gegevens extra bescherming gegeven.

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

In deze privacyverklaring betekent “ik” Ellen Ruys, handelend onder de naam Rouwcoaching Ellen Ruys. Ik ben de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in het kader van de website, contactaanvragen, afspraken en rouwcoaching worden verwerkt.

Rouwcoaching Ellen Ruys

Bremberg 4

1930 Nossegem

KBO 1038.937.801

Privacyvragen en verzoeken: privacy@rouwcoaching.be

Website: rouwcoaching.be

2. Voor wie geldt deze verklaring?

Deze verklaring geldt voor bezoekers van rouwcoaching.be, personen die informatie vragen of een afspraak maken, cliënten die rouwcoaching volgen en personen van wie gegevens noodzakelijkerwijs in de communicatie of het coachingsdossier voorkomen.

De website en de begeleiding zijn in de eerste plaats gericht op volwassenen. Wanneer begeleiding van een minderjarige zou worden overwogen, worden vooraf afzonderlijke afspraken gemaakt over toestemming, informatie en de rol van de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

3. Welke persoonsgegevens verwerk ik?

3.1 Contact-, afspraak- en administratieve gegevens

naam en voornaam;
e-mailadres, telefoonnummer en eventueel adres;
voorkeur voor contact en gegevens over afspraken;
inhoud van e-mails, berichten en contactaanvragen;
facturatie-, betalings- en boekhoudkundige gegevens.

3.2 Gegevens in het coachingsdossier

informatie over de verlieservaring en de aanleiding voor de begeleiding;
doelstellingen, verwachtingen en voorkeuren voor de coaching;
beknopte en relevante notities over gesprekken en opvolging;
informatie die je vrijwillig deelt over jouw persoonlijke, familiale, relationele of professionele situatie.

3.3 Psychologische en andere gezondheidsgegevens

Tijdens de begeleiding kan informatie worden verwerkt over jouw emotionele of psychologische toestand, draagkracht, rouwreacties en eventueel andere aspecten van jouw mentale of fysieke gezondheid. Dit zijn bijzondere categorieën van persoonsgegevens en krijgen daarom extra bescherming.

Via het openbare contactformulier of een eerste gewone e-mail vraag ik je om geen uitgebreide psychologische, medische of andere gevoelige informatie te verstrekken. Dergelijke gegevens worden pas doelgericht verwerkt nadat je voldoende bent geïnformeerd en, waar vereist, uitdrukkelijk hebt toegestemd.

3.4 Technische websitegegevens

Bij een bezoek aan de website kunnen technisch noodzakelijke gegevens worden verwerkt, zoals het IP-adres, datum en tijdstip, browser- en apparaatgegevens, veiligheids- en loggegevens en gegevens die via strikt noodzakelijke cookies of vergelijkbare technologieën worden verzameld. Meer informatie staat in het cookiebeleid.

4. Waarom en op welke rechtsgrond verwerk ik gegevens?

Contact en afspraken

Om jouw vraag te beantwoorden, een kennismaking te organiseren en de nodige stappen te zetten vóór een eventuele coachingovereenkomst. De rechtsgrond is het nemen van maatregelen op jouw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst en, zodra begeleiding start, de uitvoering van de overeenkomst.

Rouwcoaching en opvolging

Om de begeleiding voor te bereiden, uit te voeren, af te stemmen en op te volgen. Voor gewone persoonsgegevens is de rechtsgrond de uitvoering van de coachingovereenkomst.

Psychologische en gezondheidsgegevens

Voor gegevens over jouw psychologische toestand, emotionele gezondheid of andere gezondheidsgegevens vraag ik in beginsel jouw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming. Die toestemming staat los van de algemene aanvaarding van de dienstverlening en wordt afzonderlijk vastgelegd bij de intake.

Administratie en boekhouding

Om facturen op te maken, betalingen te verwerken en fiscale en boekhoudkundige verplichtingen na te leven. De rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst en, waar van toepassing, een wettelijke verplichting.

Beveiliging, klachten en rechtsvorderingen

Om de website, accounts, apparatuur en gegevens te beveiligen, misbruik te voorkomen, privacyverzoeken te behandelen en rechten te kunnen instellen, uitoefenen of onderbouwen. Hiervoor kan ik mij beroepen op een gerechtvaardigd belang of een wettelijke verplichting. Bij bijzondere persoonsgegevens wordt alleen verwerkt wanneer ook een toepasselijke uitzondering van artikel 9 AVG bestaat.

Ik gebruik persoonsgegevens niet voor nieuwsbrieven, gerichte reclame, profilering of andere marketingdoeleinden, tenzij daarvoor later afzonderlijk en vrijwillig toestemming wordt gevraagd.

5. Uitdrukkelijke toestemming voor gevoelige gegevens

Voor de verwerking van informatie over jouw psychologische toestand en andere gezondheidsgegevens wordt bij de intake een afzonderlijke, specifieke en geïnformeerde toestemming gevraagd. Je kunt die toestemming op elk moment intrekken via privacy@rouwcoaching.be.

Een intrekking heeft geen terugwerkende kracht: verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig gebeurden, blijven rechtmatig. Wanneer noodzakelijke gevoelige informatie niet langer mag worden verwerkt, kan het onmogelijk worden om de begeleiding op een gepersonaliseerde en verantwoorde manier voort te zetten.

Voor een concrete mededeling van inhoudelijke gegevens aan een derde wordt afzonderlijke toestemming gevraagd. Die toestemming wordt bij voorkeur schriftelijk of elektronisch vastgelegd. Wanneer je ze uitzonderlijk mondeling geeft, noteer ik minstens de datum, de ontvanger, het doel en welke gegevens mogen worden meegedeeld, zodat de toestemming aantoonbaar is.

6. Van wie ontvang ik de gegevens?

De meeste gegevens ontvang ik rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld via e-mail, telefoon, het contactformulier, het intakeformulier en de gesprekken. Soms ontvang ik gegevens van een persoon die jij hebt aangeduid of van een professionele hulpverlener, maar alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat en de gegevens relevant zijn voor de begeleiding.

Wanneer je tijdens een gesprek informatie over anderen deelt, beperk ik de registratie daarvan tot wat noodzakelijk en relevant is. Ik vraag je om geen gegevens van derden te delen die niet nodig zijn voor de begeleiding.

7. Met wie kunnen gegevens worden gedeeld?

Ik verkoop persoonsgegevens niet. Inhoudelijke coachingsgegevens worden niet gedeeld met familieleden, werkgevers, verzekeraars, artsen, therapeuten of andere zelfstandige derden zonder jouw voorafgaande, uitdrukkelijke en specifieke toestemming.

Persoonsgegevens kunnen wel in beperkte mate worden verwerkt door zorgvuldig gekozen technische en administratieve dienstverleners die voor de praktijk werken. Het gaat bijvoorbeeld om:

OpenAI/ChatGPT Sites voor de hosting, het onderhoud en de beveiliging van de website;
Combell voor de domeinnaam en de gebruikte e-mailinfrastructuur;
Google, voor zover Gmail, het Google-account of Google Calendar voor de praktijk wordt gebruikt;
IT-, beveiligings-, back-up- en softwareleveranciers;
de boekhouder of accountant, uitsluitend voor noodzakelijke administratieve en financiële gegevens.

Deze dienstverleners mogen gegevens alleen verwerken voor hun opdracht en krijgen niet meer toegang dan noodzakelijk. Waar de AVG dit vereist, worden passende verwerkersafspraken gemaakt. De accountant ontvangt in beginsel geen inhoudelijke coachingsnotities.

Zonder toestemming kunnen gegevens alleen worden meegedeeld wanneer dit wettelijk verplicht is, noodzakelijk is voor een rechtsvordering of in uitzonderlijke omstandigheden door de wet wordt toegestaan, bijvoorbeeld bij een onmiddellijk en ernstig gevaar. In zo’n situatie wordt de mededeling beperkt tot wat noodzakelijk is.

8. Worden gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt?

Sommige technische dienstverleners of hun subverwerkers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer dit gebeurt, wordt gebruikgemaakt van een geldig mechanisme onder de AVG, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of goedgekeurde standaardcontractbepalingen, aangevuld met passende maatregelen waar dat nodig is.

Voor de hosting van een gepubliceerde ChatGPT Site verwerkt OpenAI gegevens volgens de toepasselijke voorwaarden en het ChatGPT Sites Data Processing Addendum. Voor andere leveranciers gelden hun toepasselijke privacy- en verwerkersvoorwaarden.

9. Hoelang bewaar ik persoonsgegevens?

Archiveren betekent niet dat gegevens vrij beschikbaar blijven. Gearchiveerde dossiers worden afgeschermd van het dagelijkse gebruik en zijn alleen toegankelijk wanneer daar een concrete reden voor bestaat.

Categorie	Bewaartermijn
Contactvraag zonder verdere begeleiding	Tot uiterlijk zes maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij een geschil of wettelijke verplichting een langere bewaring rechtvaardigt.
Actief coachingsdossier	Tot één jaar na de laatste consultatie. In deze periode kan het dossier nog actief worden gebruikt voor opvolging en hervatting van de begeleiding.
Gearchiveerd coachingsdossier	Vanaf één jaar tot uiterlijk drie jaar na de laatste consultatie. Het dossier is dan afzonderlijk gearchiveerd, beperkt toegankelijk en wordt alleen geraadpleegd bij hervatting, een privacyverzoek, een klacht of een noodzakelijke rechtsvordering.
Definitieve verwijdering	Uiterlijk drie jaar na de laatste consultatie worden het coachingsdossier en de psychologische of gezondheidsgegevens verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd, tenzij een wet of lopend geschil uitzonderlijk een langere bewaring vereist.
Facturen en boekhoudkundige stukken	Gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn, in België doorgaans tien jaar. Alleen de noodzakelijke administratieve gegevens worden bewaard.
Technische logs en beveiligingsgegevens	Niet langer dan noodzakelijk voor werking, beveiliging, incidentonderzoek en de termijnen van de betrokken dienstverlener.
Bewijs van toestemming en privacyverzoeken	Zolang dit redelijkerwijs nodig is om aan te tonen dat aan privacyverplichtingen is voldaan en om eventuele geschillen te behandelen, daarna worden deze gegevens verwijderd of geminimaliseerd.

10. Hoe beveilig ik de gegevens?

Rekening houdend met de gevoelige aard van de gegevens neem ik passende technische en organisatorische maatregelen. Deze omvatten onder meer:

sterke en unieke wachtwoorden en multifactorauthenticatie waar beschikbaar;
beperking van toegang tot de personen en systemen die de gegevens werkelijk nodig hebben;
versleuteling van gegevensoverdracht en, waar passend, van opgeslagen gegevens en back-ups;
actuele besturingssystemen en software, beveiligingsupdates en malwarebescherming;
automatische schermvergrendeling en beveiliging van computers en mobiele toestellen;
beveiligde back-ups en procedures voor verlies, ongeoorloofde toegang en gegevenslekken;
dataminimalisatie, beperkte coachingsnotities en zorgvuldige verwijdering na afloop van de bewaartermijn.

Geen enkele methode van elektronische opslag of communicatie is volledig zonder risico. De maatregelen worden daarom regelmatig geëvalueerd en aangepast aan de aard van de gegevens en de gebruikte technologie.

11. Welke rechten heb je?

Binnen de voorwaarden van de AVG kun je de volgende rechten uitoefenen:

inzage in jouw persoonsgegevens en een kopie ervan;
verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens;
verwijdering van gegevens, voor zover geen wettelijke of andere geldige reden voor bewaring bestaat;
beperking van de verwerking;
overdraagbaarheid van gegevens, waar dit recht van toepassing is;
bezwaar tegen een verwerking die op een gerechtvaardigd belang steunt;
intrekking van toestemming, wanneer de verwerking op toestemming steunt.

Stuur jouw verzoek naar privacy@rouwcoaching.be. Om te vermijden dat gevoelige informatie aan de verkeerde persoon wordt verstrekt, kan ik vragen om jouw identiteit op een passende manier te bevestigen.

Ik antwoord in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan die termijn onder de voorwaarden van de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd; je wordt daarvan binnen de eerste maand op de hoogte gebracht. De uitoefening van jouw rechten is in beginsel kosteloos.

Het recht op verwijdering is niet absoluut. Bepaalde gegevens kunnen bijvoorbeeld behouden blijven wegens een wettelijke bewaarplicht of wanneer zij noodzakelijk zijn voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

Ik neem geen beslissingen over cliënten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die juridische of vergelijkbare belangrijke gevolgen hebben. Er vindt geen profilering voor reclame of marketing plaats.

13. Klachten

Heb je een vraag of bezorgdheid over jouw persoonsgegevens, neem dan eerst contact op via privacy@rouwcoaching.be. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

14. Cookies, externe links en Google Maps

De website gebruikt geen ingesloten Google Maps-kaart. De knop “Bekijk de locatie in Google Maps” is een gewone externe link. Er wordt vóór jouw klik geen kaart, script, afbeelding of andere inhoud van Google geladen. Zodra je op de knop klikt, verlaat je rouwcoaching.be en is het privacy- en cookiebeleid van Google van toepassing.

Meer informatie over de technisch noodzakelijke cookies en vergelijkbare technologieën van de website staat in het afzonderlijke cookiebeleid.

15. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, de gebruikte systemen, de website of de wettelijke vereisten veranderen. De meest recente versie staat steeds op rouwcoaching.be met vermelding van de datum van de laatste aanpassing.

Laatste aanpassing: 6 augustus 2026 | Versie 1.0